Kariyerinizin Lideri Olun! Kaid Akademi

Projelerde İletişim Yönetimi

by Gizem Bulu

2019-03-24 İzlenme: 82



Proje yönetiminde dikkat edilmesi gereken kritik hususlar, proje içerisinde yer alan her rol için önem arz etmektedir. Proje içerisinde gerçekleştirilen her türlü aktivite, oluşturulan her plan proje sonucuna direkt veya doğrudan etki edebilir. Bu etkiler olumlu olabileceği gibi, başarısızlık getiren etkiler de söz konusu olabilir. Peki projelerin başarıya ulaşması, başlangıçta belirlenen hedeflere planlandığı gibi ulaşması için özen gösterilmesi gereken bilgi alanı hangisidir?

Etkili proje yönetimi bireylerin, proje ekiplerinin, kamu kurum ve kuruluşlarının, organizasyonların iş hedeflerine ulaşmasına, proje dinamiklerini gerçekleştirmeye, başarıyı artırmaya, uygun zamanda ürün, hizmet veya sonuç ortaya koymaya yardımcı olur. Bu başarıyı elde etmek için proje yönetiminde iletişim en önemli süreç gruplarından biridir.  Proje başlangıcından, kapanışına kadar olan her aşamada dikkat edilmesi gereken ve proje yaşam döngüsünün vazgeçilmezlerinden olan iletişim yönetimi, projenin başarısı ve/veya başarısızlığıyla doğrudan ilişkilidir.

Proje iletişim yönetimi iki bölümden oluşmaktadır. İlk bölüm iletişimin paydaşlar için etkili olmasını sağlamak adına stratejilerin geliştirildiği bölümken ikinci bölüm, bu stratejileri gerçekleştirmek için gerekli faaliyetlerin yürütüldüğü bölümdür. Birinci bölümde ifade edilen strateji farklı format ve çeşitli anlamlarda olan ve uygun mesajların tanımlandığından emin olmak için iletişim yönetim planı geliştirir. Bu mesajlar da başarılı iletişimin ikinci bölümü olan projenin iletişimlerini inşa eder. Project Management Institute (PMI)® Proje Yönetimi Metodolojisine göre İletişim Yönetimi 3 süreçten oluşmaktadır: İletişimin Planlanması, İletişimin Yürütülmesi ve İletişimin İzlenmesidir.

İletişim, bilgilerin toplantı veya sunumlar gibi iletişim etkinlikleri veya e-postalar, sosyal medya, proje raporları veya proje belgeleri gibi yapay nesnelerle gönderilebileceği veya alınabileceği olası araçları tanımlamaktadır. Proje yöneticileri, zamanlarının çoğunu hem kurum içi hem de kurum dışı ekip üyeleri ve diğer proje paydaşları ile iletişim halinde geçirirler. Kurum içi ekip üyeleri organizasyonel seviyedeki ilişkileri kapsamaktadır. Etkili iletişim farklı kültürel ve organizasyonel geçmişlere sahip farklı paydaşlar ile farklı uzmanlık, perspektif ve ilgi düzeylerine sahip bir köprü kurulmasını sağlar.

İletişim, projenin bir noktasından diğer noktasına verimli bir şekilde bilgi alışverişi yapmaktır. Bir projenin başarısı, büyük ölçüde iletişim ağının verimliliğine bağlıdır. Örgütsel proje ve program yönetimi bağlamında iletişim, düzgün bir şekilde yürütüldüğünde, proje ekibinin her üyesini ortak bir strateji, amaç ve eylem kümesine bağlayan temel bir yetkinliktir. PMI®’nın 2013 Meslek Akademisi Nabzı raporu, 135 milyon ABD Doları’nın bir projeye harcanan her 1 milyar ABD Doları için risk altında olduğunu ortaya koydu. Etkili iletişim üzerine yapılan daha fazla araştırma ise gösteriyor ki risk altında olan 135 milyon ABD Doları’nın %56’sı etkin olmayan iletişimlerden kaynaklanmaktadır.

Proje başarısını artırmak, proje ekibi, rolleri ve paydaşları arasındaki iletişimi etkin kılmak  ve yönlendirmek için proje yöneticilerinin veya proje yöneticisi adaylarının atabileceği iletişim gereksinimlerini tanımlamak, iletişimdeki temel engelleri belirlemek, çözüm olarak iletişim paylaşımı ve iletişim faktörlerini incelemek adımları bir yol haritası şeklindedir.

 

Gizem Bulu

KAİD / Analist


Blogda Arama Yap

Kaid Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri Resmi Web Sitesi'ne bu bağlantıdan ulaşabilirsiniz.

Eğitim ve Danışmanlık Hizmetlerimizi inceleyebileceğiniz kataloğumuza bu bağlantıdan ulaşabilirsiniz.